EFT ফরম পূরণের ক্ষেত্রে লক্ষণীয় কিছু বিষয়

User ID এবং Password দিয়ে প্রবেশ করে Master Data হতে Staff information Entry তে ক্লিক করলে ডানপাশে যে উইন্ডো আসবে National ID number ঘরে পে ফিক্সেশন এ দেওয়া পূর্বের নাম্বারটি টাইপ করে Go দিলে সার্ভার দিলে ছবিসহ বেশ কিছু তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে আসবে। 

1.1 Personal information (ব্যাক্তিগত তথ্যাদি):

নাম (বাংলা, ইংরেজি), জন্মতারিখ, লিঙ্গ, ধর্ম,  মায়ের বাংলা নাম, বাবার ইংরেজি নাম এগুলো চলে আসবে

এবার মায়ের নাম (ইংরেজি), বাবার নাম  (ইংরেজি), মোবাইল ফোন নম্বর, ইমেইল আইডি (যদি থাকে), TIN Number (যদি থাকে), বিবাহিত/অবিবাহিত/বিধবা/বিপত্নিক/অন্যান্য দিয়ে Next এ ক্লিক করতে হবে।

** সচল এবং সঠিক মোবাইল নাম্বার দিতে হবে। 

ধর্ম সঠিক না দিলে উৎসব ভাতাও সঠিক আসবে না। যেমন: ধর্ম ইসলাম সিলেক্ট হলে ঈদে উৎসব ভাতা পাওয়া যাবে এবং ইচ্ছে করলেও পূজা সিলেক্ট করা যাবেনা। তেমনি হিন্দু সিলেক্ট করা হলে ঈদ সিলেক্ট করার কোনো সুযোগ থাকবে না। 

1.2  Family information (পারিবারিক তথ্যাদি):

1.2.1 এখানে স্বামী/স্ত্রীর NID number এবং জন্মতারিখ দিলেই নাম বাংলা এবং ইংরেজিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে আসবে। 

1.2.2 এখানে সন্তানের তথ্য দিতে হবে। জাতীয় পরিচয়পত্র নাম্বার অথবা জন্ম নিবন্ধন যেটা সিলেক্ট করে পরে কলামে টাইপ করতে হবে। 

জন্মতারিখ দিতে হবে। 

সম্পর্ক  ছেলে অথবা মেয়ে সিলেক্ট করতে হবে। নাম বাংলায় এবং ইংরেজিতে টাইপ করতে হবে। স্বামী এবং স্ত্রী দুজনেই সরকারি কর্মচারী হলেও দুজনেই সন্তানের তথ্য এন্ট্রি করবেন। 

** মাতৃত্ব ছুটি ভোগের সাথে সন্তানের জন্মতারিখ মিল না থাকলে কোনো সমস্যা হবেনা। এ বিষয়ে আমার আরেকটি পোস্টে বিস্তারিত আলোচনা করেছি।

1.2.3 এখানে প্রতিবন্ধি সন্তনের তথ্য দিতে হবে। এখানে যে সন্তানের তথ্য দেয়া হবে তার 1.2.2 এ দেওয়া যাবে না। সমাজসেবা অধিদপ্তর কর্তৃক যে আইডি নাম্বার পাওয়া গেছে সেটা এখানে এন্ট্রি করতে হবে।

** যে সন্তানের জন্ম নিবন্ধন করা হয়নি তার তথ্য এখন না দিলেও চলবে। পরবর্তীতে যখনই নিবন্ধন করা হবে তখনই কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে এন্ট্রি করিয়ে নিতে হবে। এখানে যে জন্মতারিখ দেওয়া হবে সে অনুযায়ী যখন ৫ বছর পূর্ণ হবে তখনই শিক্ষা ভাতা পাওয়ার যোগত্যা অর্জন হবে। তখন কর্তৃপক্ষের নিকট আবেদনের প্রেক্ষিতে তারা বেতনের অংশ এডিট করে শিক্ষা ভাতা যোগ করে দিবেন।এর আগে শিক্ষা ভাতা যোগ করা যাবেনা। স্বামী এবং স্ত্রী উভয়েই সরকারি চাকরিজীবী হলে যিনি আগে আইবাস সফটওয়্যারে শিক্ষা ভাতা এন্টি করবেন তিনিই ভাতা গ্রহণ করতে পারবেন। সেক্ষেত্রে অপরজন এন্ট্রি করার চেষ্টা করলেও ম্যাসেজ আসবে।ফরমে সন্তানের তথ্য লিখতে সমস্যা হলে অতিরিক্ত সাদা কাগজে ছক তৈরি করে তথ্য প্রদান করুন।

1.3 Bank related information (ব্যাংক সংক্রান্ত তথ্য):

Bank account Name: চেক বই দেখে সঠিক নাম দিতে হবে। এখানে এনআইডি/সার্টিফিকেট মূখ্য নয়। 

Account Number: এটাও চেক বই দেখে পূরণ করতে হবে। 

Account Type : এখানে সঞ্চয়ী নাকি চলতি হিসাব সেটা সিলেক্ট করতে হবে

Bank Name: ব্যাংকের নাম সিলেক্ট করতে হবে

Branch Name: এবার ব্রাঞ্চ সিলেক্ট করতে হবে

Routing Number: এটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসবে

** বাংলাদেশের যেকোনো ব্যাংকের (সরকারি অথবা বেসরকারি) যেকোনো শাখায় বেতন নেওয়া যাবে। আগে যে ব্যাংকে একাউন্টে বেতন নিতেন সেটাতেও নেওয়া যাবে আবার পরিবর্তন করে অন্য ব্যাংকে অথবা অন্য কোনো শাখায়ও নেওয়া যাবে। রাউটিং নাম্বারটি সঠিকভাবে ব্যাংক হতে জেনে নিতে হবে। তা না হলে ইএফটি ফেরত আসবে। যেমন: উপশহর শাখা রাজশাহী আছে আবার উপশহর শাখা সিলেটেও আছে। সেক্ষেত্রে রাউটিং নাম্বার ছাড়া চেনার কোনো উপায় নেই। রাউটিং নাম্বার Google.com এ সার্চ করেও পাওয়া যায়।

Information related to Service (চাকরি সংক্রান্ত তথ্যাদি):

2.0

2.1 Present Post (বর্তমান অবস্থান)

বর্তমান পদের নাম সার্চ করে সিলেক্ট করতে হবে

বর্তমান পদে যোগদানের তারিথ দিতে হবে

বর্তমানে কোন গ্রেডে বেতন আহরণ করা হচ্ছে সেটা ইনক্রিমিন্টে শিট দেখে দিতে হবে

বর্তমান বেতন স্কেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে আসবে

বর্তমান পদের শ্রেণি (দ্বিতীয়/তৃতীয়/অন্যান) সিলেক্ট করতে হবে

বর্তমান কর্মস্থলের ঠিকানা চলে আসবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে

ডিডিও-র তথ্য চলে আসবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে

2.2 First Joining (প্রথম যোগদান):

প্রথম যোগদানের তারিখ স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসবে

প্রথম যোগদানের সময় পদবী সার্চ করে সিলেক্ট করতে হবে

প্রথম যোগদানের সময় গ্রেড  সিলেক্ট করতে হবে

প্রথম যোগদানের স্কেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে আসবে

প্রথম যোগদানের কর্মস্থলের তথ্য (মন্ত্রনালয়, বিভাগ, মাঠ পর্যায়ের অফিস, বিভাগ, জেলা, উপজেলা, অফিসের নাম, বিদ্যালয় হলে বিদ্যালয়ের নাম)

2.3 Information on Promotion/Higher Scale

এখানে পদোন্নতি, উচ্চতর স্কেল, সিলেকশন গ্রেড, টাইমস্কেল, অন্যান্য বিষয় েএন্ট্রি দিতে দিতে হবে। শিক্ষকদের সিইনএড/ডিপিএড, উন্নীত স্কেল প্রাপ্তি এন্ট্রি দিতে হবে।

Date of Getting এ যেদিন থেকে স্কেল কার্যকর হয়েছে সে তারিখ দি তে হবে।

Pay Grade এ যে গ্রেডে বেতন উন্নীত হয়েছে সেই গ্রেড সিলেক্ট করতে হবে।

Pay Scale স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসবে।

Fixation বা বেতন নির্ধারণ করার পর মূল বেতন কত হয়েছিল সেটা এন্ট্রি দিতে হবে।

3. Pay Allowance & Deduction

3.1 Basic Pay & Allowances at Present: 

এখানে বর্তমানে যেসব ভাতাদি পাওযা যাচ্ছে সেগুলো সিলেক্ট করলে টাকার অংক অটো চলেব আসবে। ম্যানুয়ালি এন্ট্রি করার সুযোগ নেই। যেমন: মূল বেতন ইনক্রিমেন্ট পাওয়ার পর যা হয়েছে সেটা আসবে, সে অনুযায়ী বাড়ি ভাড়া সিলেক্ট করলে সেটা চলে আসবে, এক সন্তানের বয়স ৫ হলে ৫০০ টাকা শিক্ষা ভাতা যোগ হবে আর একাধিক সন্তানের বয়স ৫ হলে ১০০০ টাকা চলে আসবে।

স্বামী এবং স্ত্রী দুজনেই সরকারি চাকরিজীবী হলে যিনি আগে আইবাস এ শিক্ষা ভাতা এন্ট্রি করবেন তিনিই গ্রহণ করতে পারবেন। অপরজন এন্ট্রি করতে চাইলে মেসেজ আসবে পাবেন না এই মর্মে।

3.2 Deductions:

এখানে কল্যাণ তহবিল এবং যৌথ বীমা এন্ট্রি দিতে হবেনা। এছাড়া অন্যান্য কর্তন সমূহ এন্ট্রি করতে হবে। যেমন: আয়কর, বাড়িভাড়া, কম্পিউটার লোনসহ অন্যান্য লোনসমূহ, পানি, গ্যাস, বিদ্যুৎ এগুলো বেতন থেকে কর্তন হলে এগুলো এন্ট্রি দিতে হবে।

** এখানে জিপিএফ কর্তন এন্ট্রি দিতে হবেনা।

4. GPF

4.1 GPF: 

এখানে প্রথমেই সুদসহ নাকি সুদছাড়া জিপিএফ হিসাব হবে সেটা সিলেক্ট করে দিতে হবে।

এবার জিপিএফ একাউন্ট নাম্বার দিতে হবে। এটা সারাজীবন একই থাকবে। এক উপজেলা থেকে আরেক উপজেলায় বদলি হলেও এটা কোনোভাবেই পরিবর্তন হবেনা।

Volume নাম্বার এবং Page নাম্বার জিপিএফ স্লিপে থাকে। পূর্বের বছরের স্লিপ থাকলেও চলে। তবে এটা পরিবর্তন হয়ে যেতে পারে। তাই স্লিপ সংগ্রহ করুন বা না করুন এই নাম্বারগুলো হিসাবরক্ষণ অফিস থেকে সংগ্রহ করে নিতে হবে।

পরের ঘরে এখন মাসে মাসে কত করে নিয়মিত চাঁদা কর্তন করছেন সেটা এন্ট্রি করতে হবে। তবে পূর্বের মাসের সাথে যেন অবশ্যই মিল থাকে। এটা বছরে একবার পরিবর্তন করা যায়। জুলাই মাসে ইনক্রিমেন্ট পাওয়ার পর মূল বেতনের ৫% থেকে ২৫% পর্যন্ত কর্তন করা যাবে।

4.2 Current GPF Advance:

Sanction Number: যে অফিস আদেশের মাধ্যমে অগ্রীম মঞ্জুর হয়েছে তার স্মারক নং

Sanction Date: যে তারিখে মঞ্জুর হয়েছে সে তারিখ

Sanction Amount: কত টাকার অগ্রীম গ্রহণ করা হয়েছে

Total number of installment: মোট কত কিস্তিতে পরিশোধ হবে (২০+১ হলে এখানে ২০ হবে)

Installment Amount: প্রতি কিস্তিতে কত টাকা পরিশোধ করতে হবে (মোট টাকাকে ২১ দিয়ে ভাগ করে যা হয় তা)

Installment Starting Date: যে তারিখে কিস্তি পরিশোধ শুরু হয়েছে (যে মাসের বেতন থেকে কর্তন শুরু হয়েছে তার পরের মাসের ১ তারিখ)

Number of Installment Paid: এ পর্যন্ত কত কিস্তি পরিশোধ হয়েছে

Total Interest Amount: মোট সুদের পরিমাণ কত (২১ ভাগের এক ভাগ)

Adjusted Amount: এ পর্যন্ত  কত টাকা সুদ পরিশোধ করা হয়েছে (০)

Number of Interest Installment: কত কিস্তিতে সুদ পরিশোধ করা হবে (১)

Interest installment Amount: সুদ প্রতি কিস্তিতে কত টাকা পরিশোধ করা হবে (২১ ভাগের এক ভাগ)

Number of  Interest Installment Paid: সুদ কত কিস্তি পরিশোধ করা হয়েছে (০)

** পূর্বে গ্রহণকৃত অগ্রীম পরিশোধ হয়ে গেলে সে তথ্য এন্ট্রি করার প্রয়োজন নেই। শুধুমাত্র চলমান অগ্রীমের তথ্য এন্ট্রি করতে হবে।

5. Loan

এখানে গৃহ নির্মান লোন, মোটর সাইকেল লোন, কম্পিউটার লোন এন্ট্রি হবে। জিপিএফ  এর মতো অনুরূপভাবে এন্ট্রি করতে হবে।

** সরাসরি বেতন থেকে কর্তন হয়না এমন লোনের তথ্য প্রদান করা যাবেনা। যেমন ব্যাংক থেকে কনজ্যুমার লোন গ্রহণ করলে সেটা এখানে এন্ট্রি হবেনা।

এবার Service Stage Management অংশ

Attachment:  যদি কেউ সংযুক্তিতে থাকেন তাহলে এখানে এন্ট্রি করতে হবে

Lien: যদি কেউ সরকারি চাকরিতে থাকা অবস্থায় অন্য কোনো এজিও, বেসরকারি কিংবা স্বায়ত্বশাসিত প্রতিষ্ঠানে কর্মরত থাকেন তার তথ্য এখানে এন্ট্রি করতে হবে

Deputation: যদি কেউ ডেপুটেশনে থাকেন তাহলে তার তথ্য দিতে হবে

Suspension: কেউ সাসপেনশনে থাকলে এখানে এন্ট্রি করতে হবে। তাহলে তার বেতন বিল সেভাবেই তৈরি হবে।

PRL: পিআরএল এ গমন করলে এখানে এন্ট্রি করলে পিআরএল নিয়ম অনুযায়ী বিল অটো তৈরি হবে।

Leave: চাকরির শুরু থেকে নৈমিত্তিক ছুটি (CL) ব্যতিত সকল ছুটির তথ্য এখানে এন্ট্রি করতে হবে। চাকরি জীবন শেষে ছুটির হিসাব এখান থেকেই প্রস্তুত হয়ে যাবে।

 

জিপিএফ এবং পেনশন এর নমিনি সংক্রান্ত তথ্য এন্ট্রির অপশন এখনো আইবাস সফটওয়্যারে যুক্ত হয়নি। যুক্ত করা হলে এই পোস্টেই আপডেট দেওয়া হবে। তাছাড়া আলোচনা সাপেক্ষে প্রশ্নের উত্তর সংশ্লিষ্ট অনুচ্ছেদে যুক্ত হবে।

** উল্লেখ্য জিপিএফ এর নমিনি এর ক্ষেত্রে বিবাহের পূর্বে যাকেই নমিনি করা হোক না কেন বিবাহের পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে আগের নমিনি বাতিল হয়ে স্বামী/স্ত্রী নমিনি হয়ে যাবে। কারণ জিপিএফ একাউন্ট খোলার সময় যে ফরম পূরণ করা হয় সেখানে মনোনয়ন বাতিলের উপনিমিত্ত বিজ্ঞপ্তি একটি ফরম থাকে। সেখানে সবাই এই ঘোষনা দিয়েই স্বাক্ষর করে থাকেন। তাই ইএফটি ফরমে যাই লেখা হোক না কেন সেটা কার্যকর হবেনা।

এন্ট্রিকৃত তথ্য প্রিন্ট করা:

তথ্য এন্ট্রি হয়ে গেলে এটা প্রিন্ট করে নিতে পারেন। Reports অপশন থেকে Employee Reports (Staff) এ ক্লিক করে ডানপাশ থেকে Employee Information (Full) সিলেক্ট করতে হবে। এবার এনআইডি নাম্বার ইনপুট  করে Run Report এ ক্লিক করতে হবে। আলাদা একটি উইন্ডোতে একটি পিডিএফ ফাইল খুলবে। সেটি প্রিন্ট করা যাবে অথবা ডাউনলোড করেও রাথা যাবে।

সুত্র ঃ রোপ মোমেন